【什么是文书档案】文书档案是指在机关、团体、企事业单位或个人在日常工作中，为记录和管理公务活动、业务往来、行政事务等所形成的具有保存价值的文件材料。这些文件经过整理、归档后，形成系统的档案资料，用于后续查阅、审计、研究、法律依据等用途。
文书档案不仅是历史记录的载体，也是单位工作成果和管理情况的重要体现。它具有真实性、完整性、系统性和可追溯性等特点，是国家档案管理体系中的重要组成部分。
一、文书档案的定义
| 项目 | 内容 |
| 定义 | 文书档案是指在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料，经整理后归档保存的资料。 |
| 特点 | 真实性、完整性、系统性、可追溯性 |
| 作用 | 记录工作过程、提供法律依据、便于查询与管理 |
二、文书档案的分类
| 类别 | 说明 |
| 行政文书 | 包括通知、报告、请示、批复等行政公文 |
| 业务文书 | 如合同、协议、会议纪要、计划总结等 |
| 人事文书 | 涉及人员管理的材料，如招聘、考核、奖惩记录 |
| 财务文书 | 包括财务报表、发票、预算等财务资料 |
| 法律文书 | 如起诉书、判决书、公证文书等 |
三、文书档案的管理流程
| 阶段 | 内容 |
| 收集 | 各部门根据工作需要收集相关文件 |
| 整理 | 按照时间、类别、项目等进行分类和编号 |
| 归档 | 将整理好的文件移交档案室统一保管 |
| 保管 | 采用安全措施，确保档案不丢失、不损坏 |
| 利用 | 根据规定提供查阅、复制、借阅等服务 |
四、文书档案的重要性
| 方面 | 说明 |
| 工作记录 | 反映单位工作的全过程，便于回顾和总结 |
| 法律依据 | 在纠纷、审计、诉讼中起到关键作用 |
| 历史参考 | 为研究、政策制定提供真实数据支持 |
| 管理依据 | 有助于提高工作效率和管理水平 |
五、文书档案的保管要求
| 要求 | 说明 |
| 安全性 | 存放于专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施 |
| 规范性 | 按照统一标准进行编号、分类、登记 |
| 系统性 | 建立完整的目录和索引，便于查找 |
| 可追溯性 | 每份档案应有来源、时间、责任人等信息 |
总结：
文书档案是单位日常运作中不可或缺的一部分，它不仅记录了工作过程，也为未来的管理和决策提供了重要依据。通过科学的管理方法，可以确保文书档案的真实、完整和有效利用，从而提升整体工作效率和管理水平。
