【档案管理制度】为规范单位内部档案管理，提高档案利用效率，确保档案的完整性、安全性与可追溯性，特制定本档案管理制度。该制度适用于所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案资料，涵盖纸质档案和电子档案。
一、档案管理原则
1. 统一管理：档案实行集中统一管理，由办公室或指定档案管理部门负责。
2. 分类归档：根据档案性质、用途、来源等进行分类，便于查找与管理。
3. 安全保密：涉及敏感信息的档案应严格保密，防止泄露。
4. 定期清理：对过期、无保存价值的档案进行清理销毁，确保档案质量。
5. 责任明确：档案管理实行责任制，明确各环节责任人。
二、档案管理流程
| 环节 | 内容说明 |
| 归档 | 各部门在完成工作后，应及时将相关文件整理归档，并提交至档案管理部门。 |
| 分类 | 档案管理人员根据档案类别进行分类编号，建立目录清单。 |
| 登记 | 对每份档案进行登记，包括名称、编号、形成时间、责任人等信息。 |
| 存放 | 按照分类存放于专用档案柜或电子存储系统中，确保环境安全。 |
| 查阅 | 员工查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅，严禁私自复制或带出。 |
| 销毁 | 对超过保管期限且无保存价值的档案，需经审批后按规定销毁。 |
三、档案管理职责
| 职责部门 | 主要职责 |
| 办公室/档案管理部门 | 负责档案的接收、分类、登记、保管、查阅及销毁等工作。 |
| 各业务部门 | 负责本部门档案的收集、整理、归档及提供相关信息。 |
| 档案管理员 | 负责日常档案管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用。 |
| 审批领导 | 对档案查阅、销毁等重要事项进行审批，确保符合相关规定。 |
四、档案管理要求
1. 所有档案必须按照规定进行整理，做到“一档一编号”。
2. 档案资料应保持整洁、完整，不得随意涂改或损坏。
3. 电子档案应定期备份，防止数据丢失。
4. 涉及机密的档案应单独存放，设置访问权限。
5. 档案管理人员应定期检查档案状况，发现问题及时处理。
五、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释。
2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相冲突。
3. 本制度将根据实际运行情况适时修订完善。
通过严格执行档案管理制度，能够有效提升单位档案管理的规范化水平，为各项工作提供有力支持，也为未来的决策和审计提供可靠依据。
